Twee supersimpele, maar effectieve tips voor je mail

Even een mailtje tikken. Niets lijkt zo snel en makkelijk. Toch gaat het daarom juist fout. We besteden er te weinig aandacht aan. En gebruiken de verkeerde strategie. In dit artikel twee simpele tips. De ene tip voorkomt frustratie. De ander bevordert duidelijkheid.

Voorkom frustratie: begin aan de onderkant

Veel mensen schrijven een e-mail van boven naar beneden. Eerst de ontvanger invullen, dan het onderwerp, tot slot de tekst zelf. Zeg eens eerlijk: hoe vaak ben je al de bijlage vergeten? Het inzicht komt precies op hetzelfde moment als je op de send-knop drukt. Verdorie, nog maar een mail.

Het is geen ramp, maar het is wel slordig. En onnodig! Mijn advies: werk van onder naar boven. Als je met een nieuwe e-mail begint, voeg dan éérst de bijlage toe. Dan kan dat in ieder geval niet meer fout gaan. Vervolgens tik je de tekst en tot slot …

Bevorder duidelijkheid: schrijf een glasheldere onderwerpsregel

De meeste onderwerpsregels in e-mails zijn vaag en nietszeggend. ‘Vergadering’, ‘Rapport’, ‘Vraag’. Toch is juist deze regel de magneet van je mail. Je wilt immers dat je ontvanger meteen gaat lezen. Met een vage onderwerpsregel maak je die kans kleiner. Vooral omdat er waarschijnlijk nog twintig andere e-mails om aandacht vragen. 

Je onderwerpsregel is de belangrijkste regel in je mail. Benut hem ook zo. Geef direct aan wat je van de lezer verwacht of wat je te zeggen hebt. Je lezers zijn je dankbaar. En jouw mail valt meteen op.

Een paar voorbeelden:

• ‘Rapport’ zegt niet zoveel. ‘Rapport transitie: wil je feedback geven op hoofdstuk 3?’ is meteen duidelijk.

• ‘Teamvergadering’ nodigt ook niet echt uit. ‘Verzetten we de teamvergadering naar dinsdagmiddag?’ trekt meteen de aandacht.

• ‘Analyse’ is allesomvattend. Terwijl ‘Jullie afdeling scoort goed op patiënttevredenheid’ voor een directe klik zorgt.

Formuleer de onderwerpsregel pas als allerlaatste. Dan weet je meestal het beste wat je wilt vertellen. De kern van je verhaal krijgt dan de meeste aandacht.

Succes met mailen! 

Meer tips nodig? Bijvoorbeeld een handige methode voor de opbouw van je mails? Volg dan een training e-mailen.